NeuE-Mail-Vollverschlüsselung

Mit der neuen E-Mail-Vollverschlüsselung bietet DRACOON für Outlook eine hochsichere Versandmethode für besonders sicherheitskritische E-Mails. Der Begriff Vollverschlüsselung bezieht sich auf die Tatsache, dass sowohl die E-Mail-Nachricht selbst als auch etwaige Dateianhänge clientseitig verschlüsselt werden, bevor sie dem Empfänger über DRACOON bereitgestellt werden.

Wie funktioniert die E-Mail-Vollverschlüsselung?

1. Wird für eine bestimmte E-Mail die Vollverschlüsselung aktiviert, wird die E-Mail-Nachricht beim Versenden auf dem PC des Absenders automatisch in eine clientseitig verschlüsselte PDF-Datei umgewandelt.
2. Die PDF-Datei wird dann mitsamt etwaigen Dateianhängen der E-Mail in einen verschlüsselten Datenraum in DRACOON hochgeladen.
3. Die eigentliche E-Mail-Nachricht mit Anhängen wird nicht per Outlook versendet – stattdessen erhält der Empfänger automatisch eine Benachrichtigungsmail mit einem kennwortgeschützten Freigabe-Link, über den er die PDF-Datei mit der E-Mail-Nachricht und ggf. die Dateianhänge sicher aus DRACOON herunterladen kann. Beim Herunterladen werden diese durch Eingabe des Kennworts entschlüsselt und können vom Empfänger geöffnet werden.

Auch wenn die internen Abläufe der E-Mail-Vollverschlüsselung komplex sind, so ist die Verwendung für Absender und Empfänger dennoch einfach und komfortabel. Denn verglichen mit dem regulären E-Mail-Versand ist nur ein zusätzlicher Schritt notwendig: Der Absender muss lediglich ein Kennwort für die E-Mail angeben bzw. erzeugen lassen und dieses dem Empfänger manuell zusenden (z.B. per Chat), damit dieser die E-Mail entschlüsseln und öffnen kann. Alles weitere erledigt DRACOON für Outlook vollautomatisch.

Was sind die Vorteile der E-Mail-Vollverschlüsselung?

• Inhalt und Anhänge einer durch DRACOON für Outlook vollverschlüsselten E-Mail werden nicht über Ihren regulären Mailserver versendet und können daher auf dem Versandweg und durch Server-Administratoren nicht abgegriffen werden.
• Sie werden außerdem nicht im Postfach des Empfängers gespeichert, sodass auch auf Empfängerseite kein Datenabfluss z.B. durch Server-Administratoren möglich ist.
• Die clientseitige Verschlüsselung stellt sicher, dass Inhalt und Anhänge der Mail bereits auf dem PC des Absenders sicher verschlüsselt werden, bevor Sie in DRACOON hochgeladen werden – durch die clientseitige Verschlüsselung wäre z.B. selbst DRACOON als Anbieter in keinem Fall in der Lage, die E-Mail zu entschlüsseln.
• Durch ein Ablaufdatum kann die Verfügbarkeit der E-Mail zeitlich begrenzt werden, sodass Sie danach vom Empfänger nicht mehr heruntergeladen und geöffnet werden kann. Im Bedarfsfall kann die Bereitstellung der E-Mail durch Löschen des Freigabe-Links auch jederzeit vorzeitig beendet werden.
• Absender und Empfänger müssen keine Zertifikate austauschen, wie es bei der in Outlook enthaltenen Mailverschlüsselung (per S/MIME) erforderlich ist. Der Absender muss dem Empfänger lediglich ein Kennwort mitteilen.
• Wird für die E-Mail-Freigabe die Einstellung "Benachrichtigung beim Herunterladen" gesetzt, erhält man damit quasi eine Lesebestätigung, die der Empfänger – im Gegensatz zu der üblichen Lesebestätigung von E-Mail-Clients – nicht verhindern kann.

Anleitung zur E-Mail-Vollverschlüsselung

Neu Anzeige der aktiven Kennwortrichtlinien beim Festlegen eines Kennworts

In DRACOON Server können neuerdings umfangreiche Kennwortrichtlinien definiert werden, die bestimmen, welche Anforderungen z.B. ein Freigabekennwort erfüllen muss. DRACOON für Outlook Version 5.12.1 zeigt daher dem Benutzer beim Festlegen eines Kennworts einen Hinweis in Form einer Sprechblase an, welche Kennwortrichtlinien aktiv sind, welche vom eingegebenen Kennwort bereits erfüllt sind, und welche Zeichen noch eingegeben werden müssen:

Übersicht über die verfügbaren Kennwortrichtlinien