Über Gruppen in DRACOON

Benutzergruppen dienen dazu, die Rollen- und Berechtigungsverwaltung in DRACOON zu vereinfachen und zu beschleunigen, insbesondere bei einer großen Anzahl an Benutzern oder bei Benutzern, die auf mehrere Datenräume berechtigt werden sollen. Sie können zudem helfen, Berechtigungen einheitlich und geordnet zu vergeben (z.B. abteilungsbezogen).

Beispielswiese kann einer Gruppe die Rolle "Auditor" zugewiesen werden, wodurch alle Gruppenmitglieder (die der Gruppe zugehörigen Benutzer) automatisch zu Auditoren werden.
Außerdem können einer Gruppe von den jeweiligen Raum-Administratoren Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Datenräume erteilt werden – alle Mitglieder der Gruppe dürfen dann mit den für die Gruppe festgelegten Berechtigungen diese Räume verwenden.

Auf diese Weise müssen Rollen und Datenraum-Berechtigungen nicht für jeden Benutzer separat definiert werden. Stattdessen werden diese einmalig für die Gruppe festgelegt und danach der Gruppe die entsprechenden Benutzer zugewiesen.

Natürlich können einzelnen Benutzern trotzdem bestimmte zusätzliche Rollen und Berechtigungen auf Datenräume zugeteilt werden. Diese individuellen Zuweisungen für einzelne Benutzer gelten dann zusätzlich zu denen, die sich aus den Gruppenmitgliedschaften ergeben.

Neue Gruppe anlegen

Wer darf neue Gruppen in DRACOON anlegen?

Nur Benutzer, die die Rolle Gruppenmanager innehaben, dürfen neue Gruppen in DRACOON anlegen.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und dann auf Gruppen.
Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Gruppe anlegen (der Befehl ist nur sichtbar, solange Sie keine vorhandene Gruppe markiert haben).
Das Dialogfeld zum Anlegen einer neuen Gruppe wird angezeigt.
Geben Sie im Feld Name eine aussagekräftige Bezeichnung für die neue Gruppe ein.
Wenn die Gruppe nur zeitlich begrenzt benötigt wird (z.B. für ein Projekt), können Sie die Gruppe mit einem Ablaufdatum versehen. Aktivieren Sie dazu den Schalter Ablaufdatum, und wählen Sie im Kalender darunter das gewünschte Ablaufdatum für die Gruppe aus. Das Ablaufdatum bestimmt den letzten Tag, an dem die Gruppe noch existiert. Nach Verstreichen des Ablaufdatums werden die Gruppe und alle daran geknüpften Berechtigungen aus DRACOON entfernt (die Gruppenmitglieder bleiben freilich als einzelne Benutzer in DRACOON erhalten).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe anlegen.
Sie können nun der Gruppe gleich Benutzer hinzufügen. Wenn Sie dies wünschen, tippen Sie im Feld Benutzer auswählen einen Teil des gewünschten Benutzernamens ein, und klicken Sie im Suchergebnis auf den Eintrag. Wiederholen Sie dies für alle gewünschten Benutzer, die der Gruppe angehören sollen.
Wenn Sie alle Benutzer für die Gruppe ausgewählt haben, klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um diese zur Gruppe hinzuzufügen. Andernfalls klicken Sie auf Überspringen, um zunächst eine leere Gruppe zu erstellen (Sie können der Gruppe dann später Benutzer hinzufügen).
Jedes Gruppenmitglied wird automatisch umgehend per E-Mail benachrichtigt und auf die neue Gruppenmitgliedschaft aufmerksam gemacht (außer der jeweilige Benutzer hat diese Benachrichtigung deaktiviert).
Beispiel: