Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die derzeit aktiven Freigaben einer bestimmten Datei, eines bestimmten Ordners oder Datenraums ermitteln und ggf. wiederverwenden können.
Verwendungsbeispiele:
- Prüfen vor dem Erstellen einer neuen Freigabe, ob vielleicht bereits eine passende Freigabe existiert, die wiederverwendet werden kann, ohne dass eine weitere neue Freigabe erstellt werden muss.
- Prüfen vor dem Löschen einer Datei, ob für die Datei womöglich noch wichtige Freigaben existieren, weshalb die Datei nicht gelöscht werden sollte.
Ermitteln der bestehenden Freigaben einer Datei, eines Ordners oder Datenraums
- Markieren Sie die Datei, den Ordner bzw. Datenraum, deren bzw. dessen bestehende Freigaben Sie sehen möchten.
- Wenn es bereits Freigaben für das Element gibt, wird deren Anzahl in der rechten Seitenleiste unter Informationen angezeigt:
Fehlt die Anzeige x Freigaben aktiv, existieren für dieses Element derzeit keine Freigaben. - Klicken Sie auf die Anzeige x Freigaben aktiv (oben im Beispiel rot umrandet).
Sie können alternativ auch mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Element (z.B. die Datei) klicken und im Kontextmenü den Befehl Erstellte Freigaben anzeigen verwenden:
- Alle bestehenden Freigaben des Elements werden aufgelistet.
Beispiel: Auflistung aller bestehenden Freigaben der Datei Besprechungsnotizen.docx
Nützliche Informationen zu einer bestehenden Freigabe
- Für jede Freigabe wird angezeigt, von welchem Benutzer und wann sie erstellt wurde.
- Wenn Sie interessiert, wie oft eine Freigabe bisher genutzt (heruntergeladen) wurde, markieren Sie die gewünschte Freigabe. In der rechten Seitenleiste wird unter Informationen ganz unten die Anzahl der bisherigen Downloads über diese Freigabe angezeigt.
- Möglicherweise ist für die Freigabe eine interne Notiz vorhanden, die nützliche weitere Aufschlüsse über den Zweck dieser Freigabe gibt. Die interne Notiz wird – sofern vorhanden – nach dem Markieren einer Freigabe in der rechten Seitenleiste angezeigt:
Wiederverwenden einer bestehenden Freigabe, ohne eine neue Freigabe zu erstellen
- Wenn Sie eine bestehende Freigabe wiederverwenden möchten, prüfen Sie unbedingt zuerst ihre aktuellen Einstellungen, ob diese für Ihren Zweck passend sind. Markieren Sie dazu die gewünschte Freigabe, und kontrollieren Sie in der rechten Seitenleiste, welche Einstellungen für die Freigabe gegenwärtig aktiv sind. Im folgenden Beispiel ist für die Freigabe ein Ablaufdatum gesetzt, wodurch sie zeitlich nur begrenzt genutzt werden kann, und zudem ist ein Kennwortschutz aktiv:
Wenn die aktuellen Einstellungen der Freigabe nicht für Ihre neue Verwendung passen, erstellen Sie am besten eine neue Freigabe, für die Sie dann die gewünschten Einstellungen festlegen können. - Wenn Sie eine vorhandene Freigabe mit passenden Einstellungen gefunden haben, klicken Sie in der Zeile der Freigabe auf Link kopieren, um den bestehenden Link der Freigabe in die Zwischenablage zu kopieren:
Sie können den kopierten Link dann an gewünschte Nutzer der Freigabe weitergeben. Hinweis: Statt den Link zu kopieren und manuell weiterzugeben, können Sie ihn auch direkt aus der DRACOON Web App heraus per E-Mail versenden. Markieren Sie dazu die gewünschte Freigabe, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Link per E-Mail versenden:
Erforderliche Kennwort-Weiterleitung: Wenn Sie den Freigabe-Link einer kennwortgeschützten Freigabe weiterleiten, müssen Sie den angedachten Nutzern der Freigabe das Kennwort mitteilen, das für die Freigabe festgelegt wurde, weil diese sonst die Freigabe nicht verwenden können. Wenn Sie das Kennwort der Freigabe nicht kennen, erstellen Sie eine neue Freigabe, und legen Sie für diese ein eigenes Kennwort fest.
Wer darf bestehende Freigaben auflisten und wiederverwenden?
Benutzer benötigen die Berechtigung Freigaben verwalten im Datenraum, auf den sich die Freigabe bezieht, um die Freigabe sehen zu können. Diese Berechtigung ist in der Berechtigungsgruppierung Bearbeiten enthalten.
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