Einstellungsmöglichkeiten für Dateianfragen

Legt fest, dass die Dateianfrage zeitlich begrenzt ist. Das Datum bestimmt den letzten Tag, an dem die Dateianfrage noch genutzt werden kann. Danach wird die Dateianfrage gelöscht (aber nicht die hochgeladenen Dateien).
Wenn Sie kein Ablaufdatum festlegen, bleibt die Dateianfrage solange aktiv, bis Sie diese unter Dateianfragen (linke Seitenleiste) manuell löschen.

• Das Ablaufdatum bezieht sich nur auf die Dateianfrage selbst, nicht auf die darüber hochgeladenen Dateien. Wenn Sie wünschen, dass alle über die Dateianfrage hochgeladenen Dateien automatisch ein Ablaufdatum erhalten sollen, können Sie dies unter Verfügbarkeit hochgeladener Dateien begrenzen (s.u.) einstellen.
• Ihr Konfigurationsmanager hat möglicherweise einen Standard-Ablaufzeitraum für Dateianfragen definiert. Beim Erstellen einer Dateianfrage wird in diesem Fall automatisch ein entsprechendes Ablaufdatum eingestellt (z.B. auf 30 Tage nach der Erstellung). Sie können dieses automatisch vergebene Ablaufdatum für eine neue Dateianfrage im Bedarfsfall ändern oder auch entfernen.

Standardmäßig kann über eine Dateianfrage jeder hochladen, der den Link dazu kennt. Wenn Sie eine Dateianfrage auf einen bestimmten Nutzerkreis einschränken möchten, können Sie diese durch ein Kennwort schützen. Die Nutzer der Dateianfrage müssen dann erst das Kennwort eingeben, ehe sie Dateien darüber hochladen können.

Um den Kennwortschutz zu aktivieren, aktivieren Sie die Einstellung Kennwort, und geben Sie darunter ein beliebiges Kennwort ein, das die Kennwortrichtlinien erfüllt.

Zusatzeinstellung: Kennwort per SMS versenden

Das Kennwort für Dateianfragen sollte aus Sicherheitsgründen nicht zusammen mit dem Link für die Dateianfragen-Webseite weitergegeben werden, sondern auf separatem Weg. DRACOON bietet daher die Möglichkeit, das Kennwort per SMS zu versenden. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden, und geben Sie danach im Feld Mobilfunknummer die gewünschten Rufnummern an, an die DRACOON eine SMS mit dem Kennwort senden soll. Wenn Sie die SMS an mehrere Rufnummern senden möchten, geben Sie diese hintereinander und durch ein Semikolon (;) getrennt ein.

SMS-Versand nicht verfügbar? Wenn das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden nicht vorhanden ist, dann ist der SMS-Kennwortversand für Ihre DRACOON-Umgebung nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Konfigurationsmanager, damit er den SMS-Kennwortversand in den Einstellungen aktiviert.

Kennwortweitergabe ohne SMS: Wenn Sie das Kennwort nicht per SMS versenden, denken Sie bitte daran, es den angedachten Nutzern der Dateianfrage manuell mitzuteilen, da diese sonst die Dateianfrage nicht verwenden können. Versenden Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen am besten nicht zusammen mit dem Dateianfragen-Link, sondern auf separatem Weg, z.B. per Chat, wenn Sie den Link per E‑Mail versenden.

Bezeichnung der Dateianfrage. Standardmäßig ist dies der Name des betreffenden Raums oder Ordners. Sie können jedoch auch eine andere Bezeichnung vergeben.

Der Name wird in der Übersicht aller Dateianfragen (Klick auf Dateianfragen in der linken Seitenleiste) sowie auf der öffentlichen Webseite der Dateianfrage angezeigt.

Legt fest, dass der Name des DRACOON-Benutzers, der die Dateianfrage erstellt hat, auf der Dateianfrage-Webseite öffentlich angezeigt wird.

Auf diese Weise kann z.B. der Ansprechpartner für die Dateianfrage kommuniziert werden.

Wenn aktiviert, ist auf der Webseite der Dateianfrage für jeden sichtbar, welche Dateien von allen Nutzern bisher über diese Dateianfrage hochgeladen wurden. Dies ermöglicht z.B. die Überprüfung durch Nutzer, ob jemand ein erwartetes Dokument bereits hochgeladen hat und es nicht erneut hochgeladen werden muss.

Wenn die Dateianfrage kennwortgeschützt ist, werden die bereits hochgeladenen Dateien erst nach Eingabe des Kennworts aufgelistet.

Legt eine Speicherplatzbeschränkung für die Gesamtmenge aller über diese Dateianfrage hochgeladene Dateien fest. Die Größe des zur Verfügung gestellten Speicherplatzes können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird.

Die Beschränkung bezieht sich auf die gemeinsamen Uploads aller Nutzer. Ist die Beschränkung erreicht, ist kein weiteres Hochladen mehr möglich. Durch diese Einstellung kann das Hochladen riesiger Dateien verhindert oder vermieden werden, dass der Datenraum durch Uploads vollständig gefüllt wird.

Legt fest, dass Benutzer maximal nur eine gewisse Anzahl an Dateien über diese Dateianfrage hochladen können. Die Anzahl können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird. Wenn Sie dort "1" eingeben und die Dateianfrage nur einem Benutzer bekanntgeben, können Sie so erreichen, dass der Nutzer nur eine Datei ein einziges Mal hochladen kann. Ist die Grenze erreicht, ist kein weiteres Hochladen mehr möglich – außer sie erhöhen oder entfernen diese nachträglich wieder.

Die festgelegte Anzahl bezieht sich auf die Gesamtzahl der hochgeladenen Dateien aller Nutzer – sie gilt also nicht pro Nutzer. Ist somit die Grenze durch bestimmte Nutzer schon erreicht worden, können keine weiteren Nutzer mehr hochladen.

Legt fest, dass über die Dateianfrage hochgeladene Dateien nach einer bestimmten Anzahl an Tagen/Monaten/Jahren automatisch aus DRACOON gelöscht werden. Die Anzahl der Tage/Monate/Jahre können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird.

Durch Aktivieren dieser Einstellung erhalten alle über die Dateianfrage hochgeladenen Dateien automatisch ein entsprechendes Ablaufdatum. Im Bedarfsfall kann dieses für einzelne Dateien von Benutzern des Datenraums (aber nicht von den hochladenden Personen) jederzeit entfernt oder geändert werden.

Gibt Ihnen die Möglichkeit, einen internen Vermerk zur Dateianfrage zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. den Zweck oder angedachten Nutzerkreis der Dateianfrage dokumentieren.

Die interne Notiz wird in der Übersicht der erstellten Dateianfragen für jede Dateianfrage in der rechten Seitenleiste angezeigt und kann von allen DRACOON-Benutzern eingesehen werden, die Dateianfragen im Datenraum nutzen dürfen.

Beispiel:

Legt fest, dass auf der öffentlichen Webseite für die Dateianfrage eine zusätzliche Anmerkung zur Dateianfrage angezeigt wird. Den Text der Anmerkung können Sie im Feld neben der Einstellung nach Aktivierung der Einstellung eingeben.

Über die Anmerkung können Sie den Nutzern zusätzliche Informationen zur Dateianfrage mitteilen, z.B. einen Hinweis auf bestimmte Anforderungen für hochgeladene Dateien.